Privacyverklaring Akriva

Bij gebruik van Akriva met echte of herleidbare dossierinformatie blijft het notariskantoor in beginsel verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens binnen het eigen dossier. Akriva treedt in dat geval op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het notariskantoor, volgens de overeengekomen instructies en alleen binnen de afgesproken proef- of Core-omgeving.

Voor eigen bedrijfsprocessen zoals websitebeheer, contactformulieren, proefaanvragen, administratie, facturatie, klantcommunicatie, beveiligingslogging en support kan Akriva zelf als verwerkingsverantwoordelijke optreden. Voor verwerking van echte documenten of herleidbare dossierinformatie worden vooraf passende afspraken gemaakt, waaronder waar nodig een verwerkersovereenkomst.

De publieke demo van Akriva gebruikt uitsluitend fictieve voorbeelddata. In de publieke demo mogen geen echte cliëntdocumenten, identiteitsdocumenten, UBO-documenten, akten, aandeelhoudersregisters of andere vertrouwelijke dossierstukken worden ingevoerd of geüpload.

Voor gebruik met echte of mogelijk herleidbare dossierinformatie wordt uitsluitend een aparte proef- of Core-omgeving ingericht na intake en na akkoord op de toepasselijke voorwaarden en verwerkersafspraken. Binnen een proef- of Core-omgeving kunnen, afhankelijk van de overeengekomen scope, de volgende gegevens worden verwerkt:

Dossiermetadata kan persoonsgegevens bevatten wanneer daarin namen, functies, dossierrelaties, cliëntinformatie, UBO-informatie of andere herleidbare gegevens voorkomen. Dossiermetadata wordt daarom behandeld als mogelijk privacygevoelige informatie.

Akriva verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor afgebakende doeleinden.

Akriva verwerkt persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven, tenzij dit vooraf schriftelijk is overeengekomen of wettelijk verplicht is.

Wanneer Akriva als verwerker optreedt, verwerkt Akriva persoonsgegevens op basis van de instructies van het notariskantoor als verwerkingsverantwoordelijke.

Akriva kan gebruikmaken van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers en technische dienstverleners voor hosting, opslag, authenticatie, e-mail, monitoring, beveiliging, OCR, AI-ondersteunde analyse, facturatie en support. Subverwerkers mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken volgens de instructies van Akriva en voor het afgesproken doel.

De actuele subverwerkerslijst wordt vóór verwerking van echte dossierdata beschikbaar gesteld aan het notariskantoor. Deze lijst bevat ten minste de naam, functie, de gegevenscategorieën en de toepasselijke waarborgen.

Akriva gebruikt dossierdata niet voor advertentiedoeleinden, verkoopt geen dossierdata en gebruikt dossierdata niet voor generieke modeltraining, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.

Akriva kan AI- en OCR-functionaliteit gebruiken om documenten te classificeren, tekst te herkennen, dossierinformatie te structureren, ontbrekende informatie te signaleren, mogelijke discrepanties tussen bronnen zichtbaar te maken en concept-reviewnotities voor te bereiden.

AI-ondersteunde uitkomst binnen Akriva is ondersteunend en conceptmatig. AI-ondersteunde uitkomst moet altijd door een bevoegde menselijke reviewer worden gecontroleerd voordat daarop wordt vertrouwd of voordat deze wordt gebruikt in een dossierbeslissing.

De EU AI Act is op 1 augustus 2024 in werking getreden en wordt gefaseerd van toepassing. De meeste verplichtingen worden van toepassing vanaf 2 augustus 2026, met eerdere toepassing voor verboden AI-praktijken en verplichtingen rond begrip van de werking en beperkingen van AI-ondersteuning.

Akriva is ontworpen met menselijke beoordeling als uitgangspunt voor de evidence- en reviewondersteuning. De AI-functionaliteit is bedoeld om informatie te structureren, bronnen te koppelen, mogelijke ontbrekende evidence te signaleren, mogelijke discrepanties zichtbaar te maken en concept-reviewnotities voor te bereiden. Akriva is niet bedoeld om natuurlijke personen autonoom te beoordelen, cliënten zelfstandig te accepteren of weigeren, meldingen zelfstandig te bepalen of UBO's definitief vast te stellen.

Akriva kwalificeert AI-ondersteunde uitkomst altijd als ondersteunend signaal of concept, niet als definitieve uitkomst. Akriva houdt documentatie bij over de beoogde werking van AI-functionaliteit, de menselijke reviewrol, de beperkingen van AI-ondersteunde uitkomst, de gebruikte waarborgen en relevante wijzigingen.

Akriva is niet ontworpen als systeem voor autonome eindbesluitvorming over natuurlijke personen. Akriva voert geen autonome beoordeling uit over cliëntacceptatie, weigering, UBO-status, meldingsplicht, passeren, opschorten, weigeren of andere finale notariële of compliancebeslissingen.

Wanneer Akriva AI-functionaliteit gebruikt, gebeurt dit uitsluitend ter ondersteuning van menselijke review. Akriva mag niet worden gebruikt als vervanging van professioneel juridisch, notarieel of complianceoordeel. Het notariskantoor blijft verantwoordelijk voor de eigen inzet en voor de beoordeling of aanvullende wettelijke verplichtingen van toepassing zijn.

Akriva bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting, contractuele afspraak of gerechtvaardigde noodzaak een langere bewaartermijn vereist.

Voor Wwft-gerelateerde dossierinformatie blijft het notariskantoor verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplichten. Voor Wwft-cliëntenonderzoek wordt in de BFT-leidraad uitgegaan van bewaring gedurende vijf jaar na de transactie of beëindiging van de zakelijke relatie. Na beëindiging van een proef of Core-contract biedt Akriva, voor zover technisch beschikbaar en contractueel afgesproken, een redelijke mogelijkheid tot export van relevante dossiergegevens en exports.

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten, waaronder informatie, inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar en overdraagbaarheid van gegevens.

Omdat het notariskantoor in de proef- of Core-omgeving in beginsel verwerkingsverantwoordelijke is voor dossiergegevens, moeten verzoeken van cliënten, UBO's, vertegenwoordigers of andere betrokkenen over dossierinhoud in eerste instantie worden gericht aan het betreffende notariskantoor.

Voor verzoeken die betrekking hebben op gegevens waarvoor Akriva zelf verwerkingsverantwoordelijke is (contact, proefaanvragen, facturatie of zakelijke communicatie): info@akriva.nl. Akriva behandelt verzoeken binnen de wettelijke termijn en verstrekt geen dossierinformatie aan onbevoegde personen.

Akriva neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of onbevoegde openbaarmaking.

Geen enkele technische maatregel kan volledige veiligheid garanderen. Akriva spant zich in om passende maatregelen te nemen die aansluiten bij de aard van de verwerking, de stand van de techniek en de risico's voor betrokkenen. Akriva is in de huidige fase zelf niet ISO 27001- of SOC 2-gecertificeerd; Akriva gebruikt onderliggende infrastructuurleveranciers met dergelijke certificeringen. Zie het Trust Pack.

Wanneer Akriva kennis krijgt van een beveiligingsincident dat mogelijk gevolgen heeft voor persoonsgegevens die namens een notariskantoor worden verwerkt, informeert Akriva het betreffende notariskantoor zonder onredelijke vertraging.

Het notariskantoor blijft als verwerkingsverantwoordelijke in beginsel verantwoordelijk voor de beoordeling of een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen nodig is, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Akriva ondersteunt met beschikbare informatie over aard, betrokken systemen, gegevenscategorieën, genomen maatregelen en contactpunt voor opvolging. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat organisaties bepaalde datalekken binnen 72 uur moeten melden.

Akriva gebruikt functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de website en, voor zover van toepassing, privacyvriendelijke of geanonimiseerde analytische cookies om de website en dienstverlening te verbeteren. Akriva gebruikt geen advertentiecookies, Meta Pixel, Google Ads Pixel of vergelijkbare tracking voor advertentiedoeleinden zonder voorafgaande toestemming wanneer die toestemming wettelijk vereist is. Meer informatie staat in de cookieverklaring.

Akriva levert softwarematige ondersteuning voor evidence-structurering, dossierreview en brongebonden vastlegging binnen complexe CDD/UBO-dossiers. Akriva geeft geen juridisch, fiscaal, notarieel of bindend complianceadvies.

Akriva garandeert niet dat een dossier door een toezichthouder, beroepsorganisatie, rechter, cliënt, wederpartij of andere derde wordt geaccepteerd. Het notariskantoor blijft verantwoordelijk voor het eigen cliëntenonderzoek, de eigen dossiervorming, de eigen review, de eigen beoordeling, eventuele meldplichten en alle finale juridische, notariële en compliancebeslissingen.

AI-ondersteunde uitkomsten, signaleringen, classificaties, concept-reviewnotities, overzichten van ontbrekende stukken, overzichten van bronverschillen en voorbeelden van het Evidence Pack zijn ondersteunend en moeten altijd door een bevoegde menselijke professional worden gecontroleerd voordat daarop wordt vertrouwd.

Voor zover wettelijk toegestaan, wordt iedere aansprakelijkheid van Akriva beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat het notariskantoor in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende event aan Akriva heeft betaald, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of tenzij beperking van aansprakelijkheid wettelijk niet is toegestaan. Akriva is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, omzetderving, reputatieschade, gemiste besparingen, verlies van goodwill, boetes, sancties of claims van derden, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Akriva.

Voor vragen over deze privacyverklaring, privacyverzoeken of gegevensverwerking kan contact worden opgenomen via:

Akriva kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, wetgeving, technische inrichting of verwerkingspraktijk verandert. De meest recente versie van deze privacyverklaring is beschikbaar op de website van Akriva. Deze versie (1.1) vervangt alle eerdere versies.